Das Firmenauto gehört heute zum Standard, wenn Außendienstmitarbeiter ihre Tätigkeit erfüllen sollen. Doch dabei zeigt sich immer wieder, dass diese Gefährte auch für den privaten Einsatz genutzt werden. Was ist aber nun wirklich erlaubt und was verboten, wenn es um die private und geschäftliche Nutzung eines solchen Fahrzeuges geht? Kann der Fahrzeugführer damit unbegrenzte Kilometer zurücklegen oder gibt es entsprechende Einschränkungen? Was muss noch beachtet werden, wenn das Fahren mit dem Firmenwagen nicht zu einem teuren Spaß werden soll? Hier sollen die wichtigsten Aspekte besprochen und zusammengetragen werden.
Dürfen Arbeitnehmer den Dienstwagen auf für private Fahrten verwenden, dann ist das ein großer Vorteil. Dabei gibt es jedoch vor allem steuerlich sowie bei den entstehenden Kosten einige Dinge zu beachten. Denn: Auch wenn es sich um einen Firmenwagen handelt – kostenlos ist Dieser für den Nutzer in der Regel trotzdem nicht. Im Folgenden gehen wir auf die Besonderheiten bei der privaten Nutzung von Firmenautos ein und zeigen worauf man dabei achten sollte.
Vorteile eines Dienstautos
Ein Dienstauto hat für den Arbeitnehmer viele Vorteile. Insbesondere, wenn er das Fahrzeug auch privat nutzen darf, spart er sich so die Kosten für einen eigenen PKW und profitiert von einer besseren Mobilität. Zudem wird die An- und Abfahrt zum bzw. vom Arbeitsplatz einfacher.
Der Sachbezug für die private Nutzung
Arbeitnehmer, die ihren Dienstwagen auch privat nutzen, müssen eine Erhöhung der Bemessungsgrundlage für Gehalt, Steuern und Sozialversicherung in Kauf nahmen. Unter die private Nutzung fällt auch die Fahrt von dem eigenen Zuhause zur Arbeit, da es sich hier laut Gesetzgeber nicht um eine dienstliche Bewegung des Autos handelt.
Die Höhe des zu versteuernden Zuschlags, der auch als Sachbezug bezeichnet wird, ist seit dem Jahr 2016 abhängig von den CO2-Emissionen des Dienstwagens. Wird der festgelegte Grenzwert der Emissionen im Jahr der Anschaffung nicht überschritten, dann beträgt der monatliche Zuschlag 1,5 Prozent der Anschaffungskosten. Die maximale Höhe der Abgaben beträgt 720 Euro. Hier hat sich im Vergleich zur vorherigen Regelung nichts geändert. Den zulässigen Grenzwert für die jeweiligen Jahre kann man einer entsprechenden Tabelle entnehmen. Sollten die maximal zulässigen CO2-Emissionen im Jahr, in dem das Dienstauto angeschafft wurde überschritten werden, dann beträgt der monatliche Zuschlag 2,0 Prozent des Kaufpreises. Hier beträgt der maximale Betrag 960 Euro.
CO2-Grenzwerte
Wird also ein Dienstfahrzeug zum Beispiel im Jahr 2016 oder vorher angeschafft, dann beträgt der Grenzwert für die CO2-Emissionen 130 Gramm je gefahrenen Kilometer. Dieser Wert bleibt für die gesamte Dauer, die das Dienstauto durch einen Angestellten genutzt wird gleich. Für die Berechnung des Sachbezugs bezeichnen die Anschaffungskosten bei Neufahrzeugen immer die tatsächlichen Kosten. Also inklusive der Umsatzsteuer, der NoVA und den Ausgaben für zusätzliche Sonderausstattung. Handelt es sich um ein Leasingfahrzeug, dann ist für die Berechnung der Anschaffungskosten die Summe erheblich, die für die Kalkulation der Leasingraten verwendet wurde.
Berechnung der Kosten
Eine Besonderheit bei der Berechnung der Anschaffungskosten und des Sachbezuges sind Gebrauchtwagen. Lassen sich die tatsächlichen Kosten für den Bezug des Fahrzeugs nicht mehr nachweisen, dann wird für die Berechnung der damalige Listenpreis verwendet. Außerdem gilt bei der Festsetzung des Grenzwertes für die zulässigen CO2-Emissionen der Wert der ersten Zulassung. Eine weitere Ausnahme bilden Dienstautos mit einem CO2-Emissionswert von 0 Gramm pro gefahrenen Kilometer. Seit dem Jahr 2016 ist für diese Fahrzeuge kein Sachbezug zu entrichten. Listen über Fahrzeuge, die den aktuellen Grenzwert unterschreiten oder einen CO2-Ausstoß von 0 Gramm aufweisen findet man in verschiedenen Listen im Internet. Sie wurde zum Beispiel durch den ÖAMTC in der Auto-Info veröffentlicht.
Geringe und seltene Privatnutzung durch den Arbeitnehmer
Arbeitnehmer, die das Dienstauto nur selten privat nutzen oder mit dem Fahrzeug im Jahr nur wenige Kilometer auf privaten Fahrten zurücklegen, können eine Minderung des Sachbezuges beantragen. Nutzt ein Angestellter das Dienstfahrzeug im Jahr für den eigenen Bedarf nicht mehr als 6000 Kilometer, dann können sie den halben Sachbezug ansetzen. Das sind 0,75 bzw. 1,0 Prozent der Anschaffungskosten oder maximal 360 bzw. 480 Euro. Voraussetzung für diese Regelung ist jedoch das alle Fahrten lückenlos aufgezeichnet werden. Es muss entsprechend ein Fahrtenbuch geführt werden.
Wird das Dienstauto nur sehr selten durch den Arbeitnehmer für private Zwecke genutzt, dann hat er die Möglichkeit, eine kilometergenaue Abrechnung zu beantragen. Die gefahrenen Kilometer werden dabei mit dem Kilometersatz multipliziert. Liegt der so ermittelte Sachbezug unter den 1,5 bzw. 2,0 Prozent, dann darf der Angestellte Diesen auch ansetzen. Ist das nicht der Fall, dann gelten die normalen Bestimmungen oder die Regelungen für die geringe Nutzung des Dienstautos. Auch hier ist die lückenlose Aufzeichnung aller Fahrten in einem Fahrtenbuch Voraussetzung für die Nutzung der kilometergenauen Abrechnung.
Die Kostenbeiträge der Arbeitnehmer
Muss der Arbeitnehmer einen Beitrag für die Nutzung des Dienstautos zahlen, dann kann Dieser den anzusetzenden Sachbezug mindern. Hier gilt es jedoch einige Dinge zu beachten. So zählen zum Beispiel die Kosten für den Kraftstoff die durch den Angestellten getragen werden nicht zu den Ausgaben und sind von der Berechnung ausgenommen. Unterschiede gibt es außerdem bei einmaligen Kostenbeiträgen, die von dem Arbeitnehmer zu entrichten sind. Seit 2016 werden die Anschaffungskosten einmalig für die Ermittlung des Sachbezuges um den entrichteten Kostenbeitrag reduziert. Die Möglichkeit, den Kostenbeitrag auf acht Jahre zu verteilen, gibt es nicht mehr.
Die Pendlerpauschale und das Firmenauto
Nutzt ein Arbeitnehmer sein Firmenauto neben privaten Fahrten auch für die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, dann steht ihm keine Pendlerpauschale zu. Auch auf den Pendlereuro hat der Angestellte in diesem Fall keinen Anspruch, da er einen Dienstwagen nutzt.
Abstellplätze und Garagen am Arbeitsplatz
Für die private Nutzung eines Firmenautos gibt es noch eine weitere Besonderheit: Liegt der Arbeitsplatz an einem Ort, der der Parkraumbewirtschaftung unterliegt, dann kommen weitere Kosten auf den Angestellten zu. Für Abstellplätze und Garagen muss der Arbeitnehmer für seinen privaten PKW oder für einen privat genutzten Dienstwagen einen zusätzlichen Sachbezug von 14,53 Euro ansetzen.
Fazit
Der Dienstwagen ist vor allem wenn die private Nutzung erlaubt ist für den Arbeitnehmer von Vorteil. Für die Nutzung kommen jedoch monatliche Kosten auf den Angestellten zu. Dieser Sachbezug richtet sich in seiner Höhe an den CO2-Ausstoß. Bei geringer oder seltener Nutzung sind Ausnahmeregelungen möglich. Hat der Arbeitnehmer zusätzliche Abgaben für die Nutzung des Fahrzeugs zu entrichten, dann können diese – mit Ausnahme der Kraftstoffkosten – auf den Sachbezug angerechnet werden.
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Wann ist der private Einsatz erlaubt?
Die wichtigste Frage stellt sich gleich bei der Nutzung des Fahrzeuges. Wann darf dieses überhaupt für private Zwecke verwendet werden? Dies ist nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber dieser Nutzung ausdrücklich zugestimmt hat. Sollte keine entsprechende Einwilligung vorliegen, ist das Fahren zu privaten Zwecken untersagt. Der Arbeitgeber kann unter Umständen sogar eine Kündigung aussprechen, sollte ihm dieser Umstand bewusstwerden.
Zudem muss der Fahrer dann auch sämtliche Kosten selber tragen, die mit der privaten Nutzung in Verbindung stehen. Dies kann auch die Versicherung betreffen, denn in der Regel greift für unerlaubte private Nutzungen nicht die Firmenhaftpflicht, sondern die entsprechende Privatversicherung. Dies kann unter Umständen teuer werden, denn in der Regel deckt diese keinen Firmenwagen ab.
Die Ein-Prozent-Regel
Das Fahren eines Firmenwagens zu privaten Zwecken wird als geldwerter Vorteil angesehen. Dies bedeutet, dass die Nutzung des Fahrzeuges entsprechend zu versteuern ist. Dabei hat der Nutzer zwei Optionen, wie der entsprechende Steuersatz ermittelt werden kann. In vielen Fällen verlangt aber schon die Firma das Führen eines Fahrtenbuches, um eine genaue Abrechnung zu ermöglichen.
Am beliebtesten erweist sich bei den Arbeitnehmern aber die 1-Prozent-Regel. Dies bedeutet, dass der geldwerte Vorteil pauschal nach dem Listenpreis des Kfz versteuert wird. In diesem Fall werden für ein Fahrzeug, das einen Wert von 40.000 Euro besitzt, als 400 Euro als geldwerter Vorteil angerechnet. Dieser Teil fließt dann in die Gehaltsberechnung mit ein und es müssen Steuern und Sozialabgaben auf ihn gezahlt werden.
Dabei gilt es zu beachten, dass nicht der aktuelle Listenpreis, sondern jener zum Zeitpunkt der Erstzulassung ausschlaggebend ist. Sollten bestimmte Aufwendungen durch den Arbeitgeber erstattet werden, dann handelt es sich bei diesen um vollwertigen Arbeitslohn. Dies bedeutet, dass wenn Maut- oder Parkgebühren am Ende eines Monats wieder ausgezahlt werden, müssen diese Beträge in vollem Umfang versteuert werden.
Die Alternative: Fahrtenbuch
Wer die Nutzung des Dienstwagens nicht pauschal versteuern will, der kann auch tatsächlich ein Fahrtenbuch führen. Hieraus kann dann der tatsächliche geldwerte Vorteil ermittelt werden. Zu diesem Zweck müssen alle Privat- und Dienstfahrten korrekt aufgeschrieben und auch die Kilometer entsprechend angegeben werden.
Um letztlich den geldwerten Vorteil zu berechnen, muss folgende Rechenweise genutzt werden:
- Gefahrene Kilometer / jährlich: 40.000 KM
- Davon private Nutzung: 10.000 KM
- Aufwendungen: 4.000 Euro
- Rechenweg: 4.000 / 40.000 KM = 0,10 Euro
- 0,10 Euro * 10.000 KM = 1.000 Euro
In diesem Fall würde ein geldwerter Vorteil von 1.000 Euro pro angesetzt werden, welcher dann entsprechend zu versteuern ist. Rechnet man dies auf die einzelnen Monate, so ergibt sich eine monatliche Privatnutzung von rund 84 KM. Dies bedeutet, dass sich diese Rechenweise durchaus lohnen kann, wenn das Dienstfahrzeug deutlich seltener privat in Gebrauch ist.
Der Nachweis muss dabei nicht mehr in schriftlicher Form erfolgen, es kann auch ei digitaler Fahrtenschreiber installiert werden. Hier können die jeweiligen Strecken dann einfach ausgelesen werden, wobei es aber dem Fahrer obliegt, zwischen betrieblichen und privaten Fahrten abzurechnen. Anhand der gefahrenen Kilometer kann dann aber recht gut abgelesen werden, welcher Wert tatsächlich für diese Art der Nutzung angesetzt werden muss.
Zuzahlungen möglich
Wer zur privaten Nutzung einen Teil hinzuzahlen muss, der verringert auch den geldwerten Vorteil. Dies bedeutet, dass auf eine pauschale Abrechnung von 400 Euro im Monat, bei einer Zuzahlung von 200 Euro, nur noch 200 Euro in die Versteuerung einbezogen werden.
Die Zuzahlung kann dabei in einer Kilometerpauschale, einer Monatspauschale oder aber auch in der Übernahme verschiedener anderer Kosten für das KFZ bestehen. Tankt der Fahrer den Wagen zum Beispiel auf eigene Kosten voll, dann erfolgt hier ebenfalls ein Abzug der Pauschale. Zudem kann auch eine teilweise Übernahme der Anschaffungskosten, auf den geldwerten Vorteil angerechnet werden.
Notwendige private Fahrten
Allerdings sieht der Gesetzgeber unter Umständen auch Ausnahmen vor. Ein Beispiel für eine solche Fahrt ist, wenn der Fahrer auf seiner eigentlichen Strecke einen Unfall beobachtet und danach als Zeuge vernommen wird. Muss dieser die Fahrt zum Revier antreten und dort sofort seine Aussage machen, dann wird diese Strecke nicht als geldwerter Vorteil erfasst. Hierzu ist aber eine amtliche Bescheinigung erforderlich.
Gleiches gilt, wenn aus einer privaten Fahrt eine notwendige Fahrt wird. Sollte einem Insassen auf der Fahrt etwas geschehen und somit ein Besuch im Krankenhaus nötig werden - dies betrifft vor allem Familienangehörige - kann dem Fahrzeugführer nicht zugemutet werden, erst auf das private KFZ zu wechseln. Daher wird auch eine solche Fahrt durch Vorlage einer Bescheinigung des Krankenhauses, nicht als geldwerter Vorteil betrachtet.
In einigen wenigen Fällen kann der geldwerte Vorteil auch durch den Arbeitnehmer übernommen werden. Dies ist aber meistens nur bei Vielfahrern der Fall, sodass hier alle kosten vom Arbeitgeber getragen werden. Vor allem ständige Außendienstmitarbeiter sind davon betroffen.
Tipp für den Alltag
Es kann sinnvoll sein, mit dem Arbeitgeber eine Deckelung für die Zuzahlungen zu vereinbaren. Auf diese Weise können die Kosten deutlich gesenkt werden, denn sollte die 1-Prozent-Regelung vereinbart worden sein, kann dies in Verbindung mit einer Zuzahlung recht teuer werden. Die entsprechende Vereinbarung ist jedem Fall schriftlich zu fixieren, denn so befinden sich beide Parteien auf der sicheren Seite.
Stand: 07/2024