Kilometergeld in Österreich - Amtliches KM-Geld berechnen

Alles um das KM-Geld in Österreich: Wie hoch ist das Kilometergeld? Wer bekommt es wann ausbezahlt? Wie fülle ich meinen Antrag aus? Diese und viele weitere Fragen zum amtlichen Kilometergeld werden in diesem Ratgeber beantwortet.

Kilometergeld berechnen

Mit diesem Rechner kannst du das Kilometergeld online berechnen:

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So berechnen Sie kostenlos online das amtliche Kilometergeld (KM-Geld) Ihrer Dienstreise:

  1. Geben Sie die Anzahl der gefahrenen Kilometer ein.
  2. Klicken Sie auf "Berechnen".

Regelungen

Geschäfts- oder Dienstreisen können nicht nur aufgrund des Berufsverkehrs zu einer Belastung werden – die gefahrenen Kilometer gehen auch entsprechend ins Geld. Wer lange Wege bis zu einem Kunden oder wichtigen Termin zurückzulegen hat, spürt die hierfür notwendigen Ausgaben auch in seiner Brieftasche. Doch lässt der Staat den Beamten, Angestellten oder Selbstständigen mit dieser Bürde nicht allein. Wer sein privates KFZ nutzt, der kann Kilometergeld beantragen. Dieses wird für alle Dienstfahrten mit dem eigenen Fahrzeug gewährt. Selbstverständlich müssen hierfür aber bestimmte Konditionen erfüllt sein.

Kosten der Dienstreise

Das amtliche Kilometergeld in Österreich wird pauschal abgerechnet und richtet sich demnach nach der Anzahl der gefahrenen Kilometer. Doch ist nicht nur die zurückgelegte Wegstrecke von Bedeutung, auch die Art des genutzten Fahrzeuges wird in dieser Berechnung mit berücksichtigt. So wird für alle Typen von PKW ein Satz von 0,42 Cent pro gefahrenem Kilometer angerechnet. Wer hier noch einen Beifahrer befördert, kann zusätzlich noch einmal 0,05 Cent erhalten. Dies gilt im Übrigen für jeden weiteren Passagier an Bord.

Auch für Motorräder existiert eine gesonderte Abrechnung. Hier können je Kilometer 0,24 Cent geltend gemacht werden. Wer mit dem Fahrrad unterwegs ist oder gar zu Fuß seine Dienstreise antreten muss, kann bis zu 0,38 Cent erhalten, vorausgesetzt der Weg ist länger als 2 Kilometer. Dabei entfällt bei dieser Variante der Anspruch auf einen höheren Satz, wenn das amtliche KM Geld einmal beantragt wurde. Lediglich der Steuerausgleich kann noch genutzt werden, sofern entstandene Mehrkosten nachgewiesen werden. Um sich den Betrag vom Finanzamt zurückzuholen, haben wir einen Tipp für Sie:

Tipp: Falls der Arbeitgeber die angefallene Höhe der gefahrenen Kilometer nicht vollständig anerkennt oder die Summe des Kilometergeldes nicht in voller Höhe auszahlt, kann der Differenzbetrag bei der Arbeitnehmerveranlagung (Lohnsteuerauslgeich) gelten gemacht werden. So kann man sich die Differenz des Geldes vom Finanzamt auszahlen lassen.

Informationen zum Lohnsteuerausgleich (Arbeitnehmerveranlagung) in Österreich finden Sie hier!

Antrag und Formulare

Das Kilometergeld wird dabei auf Antrag gewährt, wobei in erster Linie der Arbeitgeber oder Dienstherr die Auszahlung der Beträge vornimmt. Selbstständige und Auszubildende hingegen, müssen einen gesonderten Antrag einreichen. Die entsprechenden Vordrucke können hierfür bei der zuständigen Behörde abgeholt oder im Internet bezogen werden. Das Bundesministerium für Finanzen stellt hierzu einen umfangreichen Satz an Dokumenten bereit, die auch auf der Website der Behörde eingesehen werden können.

Eine häufig gestellte Frage ist dabei, ob das KM Geld steuerfrei ausgezahlt wird. Solange der Betrag die amtliche Höchstgrenze nicht übersteigt, sind alle Summen von der Steuer befreit. Entscheidet sich der Arbeitgeber allerdings dafür, einen höheren Geldbetrag anzusetzen, so muss die Differenz beim Finanzamt angegeben werden. Sollten also statt der festgesetzten 0,42 Cent vom Arbeitgeber 0,55 Cent gezahlt werden, müssen auf einen Betrag von 0,13 Cent Steuern entrichtet werden.

Doch ganz so strickt, wie es klingen mag, ist die Regelung dann doch nicht. Der pauschale Höchstbetrag ist nach der Reisegebührenvorschrift festgeschrieben und für alle Beamten und Bundesdienststellen bindend. Somit kann hier kann hier der Freibetrag nicht überschritten werden. In der Privatwirtschaft gilt das Gesetz allerdings nur als eine Richtlinie, die durch entsprechende Verträge gebrochen werden kann. Wer also mit seinem Arbeitgeber einen höheres Kilometergeld vereinbart, der muss die Differenz versteuern lassen, da diese als zusätzliches Einkommen gewertet wird. Allerdings können auf der Reise entstandene Schäden, durch den erhöhten Betrag abgegolten werden, sodass hier wieder die Steuerfreiheit greift.

Damit das Kilometergeld steuerfrei ausgezahlt werden kann, muss der Arbeitnehmer enge Richtlinien einhalten. So muss es sich nachweislich um eine Dienstreise handeln. Zudem ist das führen eines Fahrtenbuches Pflicht und es muss der Nachweis erbracht werden, dass alle Kosten für das Fahrzeug aus eigener Tasche finanziert werden. Zudem sollten auch entsprechende Tankrechnungen aufbewahrt werden, die dann vom Vorgesetzten oder Arbeitgeber gegengezeichnet werden. Für alle Selbstständigen ist daher ein umfangreich geführtes Fahrtenbuch die erste Pflicht. Im Übrigen bleibt das Kilometergeld nur bis zu einer Grenze von 30.000 Euro im Jahr steuerfrei. Alle darüberliegenden Beträge müssen wiederum den Fiskus gemeldet werden.

Welche Kosten sind abgedeckt?

Diese Kosten deckt das Kilometergeld ab:

Durch die Zahlung des entsprechenden Betrages wird sowohl der Wertverlust des Fahrzeuges als auch die Abschreibung gedeckt. Auch alle Benzinkosten sowie Wartungen und Reparaturen und auch der anstehende Ölwechsel sind mit dem gezahlten Kilometergeld vergolten. Weitere Kosten die darin enthalten sind:

  • Steuern
  • Gebühren
  • Autoradiokosten
  • Versicherungen
  • Mitgliedsbeiträge für Autofahrerclubs
  • Leasing- und Kreditraten
  • Park- und Mautgebühren
  • Anschaffung von Winterreifen

Die Liste kann nicht als vollständig bezeichnet werden, denn im entsprechenden Fall können auch weitere außerordentliche Aufwendungen übernommen werden. Etwa wenn durch eine Panne eine Übernachtung in einem Hotel unumgänglich ist. Diese werden, auch wenn die Gesamtsumme den Pauschalbetrag übersteigen sollte, nicht als steuerpflichtige Einnahmen betrachtet, sofern der Arbeitnehmer nachweisen kann, dass die Mehrzahlung durch einen unvorhersehbaren Umstand entstanden ist.

Allerdings gibt es auch Sonderfälle, in denen Ausnahmeregelungen gelten. Sollte zum Beispiel ein Beamter oder Angestellter versetzt werden, so zählt bei einer dauerhaften Versetzung der neue Weg zur Arbeit. Da hier eine direkte Dienstreise nicht angenommen wird, bleibt dem Arbeitnehmer nur das vertraglich zugesicherte Kilometergeld. Ein amtliches Kilometergeld kann hier nicht in Anspruch genommen werden. Sollte die Versetzung nur vorübergehend sein, so wird bis zum Ende des ersten Monats noch das amtliche Kilometergeld gezahlt. Dies entfällt, wenn die Versetzung auch nach dem Ende des besagten Zeitraums nicht zurückgenommen wird. Ein Anspruch auf eine nachträgliche Zahlung des Kilometergeldes besteht hier auch dann nicht, wenn dem Arbeitnehmer weitere Kosten entstehen.

Ausnahmen: Minijob und Student

Wer sich derzeit in einem Minijob-Verhältnis befindet, kann allerdings zu keiner Zeit auf das Kilometergeld zurückgreifen. Da hier der Arbeitslohn in der Steuererklärung nicht aufgeführt werden muss, kann keine Pauschalversteuerung erfolgen. Somit wird in diesem Fall kein Geld gewährt, denn der Arbeitnehmer kann alle Fahrten als Werbungskosten absetzen.

Auch Studenten können nicht direkt vom Kilometergeld profitieren. Hier erfolgt die Absetzung auf dem Umweg über die Pendlerpauschale. Allerdings wird dabei auch jeder Tag an Uni mit voller Kilometerzahl anerkannt. Hier ist es dann irrelevant, ob der Student sein eigenes Fahrzeug, das Fahrrad oder öffentliche Verkehrsmittel benutzt.

Weitere Informationen zum amtlichen Kilometergeld in Österreich findet man unter:

Fragen und Antworten

Wird mit einem privaten PKW eine Dienstreise unternommen, entstehen dadurch Kosten. Das amtliche Kilometergeld Österreichs stellt die allgemeine Abgeltung dieser Kosten dar. Dies wurde von der Reisegebührenvorschrift des Bundes geregelt. Sie gilt verpflichtend für Dienstangehörige dieses Bundes, sowie für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen der privaten Wirtschaft innerhalb einer Richtlinie. Das Gleiche gilt auch auf selbstständige zu.

Kollektivverträge, Betriebsvereinbarungen und entsprechend angepasste Verträge regeln das Kilometergeld für Bedienstete in der Privatwirtschaft. Pauschalbeträge dürfen nur im Rahmen der Werbungskosten angesetzt werden. Schäden, die exakt benannt wurden, zählen hierbei jedoch zu den Ausnahmen.

Wie wird das KM-Geld berechnet?

Zuerst werden die gefahrenen Kilometer berechnet. Diese werden im Anschluss mit dem Faktor 0,42 Euro multipliziert. Für den Arbeitgeber muss ein Formular ausgeführt werden. Zu diesem gehören auch Diäten, KM und mehr. Sind diese Schritte erfolgt, stattet die Firma das Geld zurück.

Welche Kriterien gelten für die Steuerbefreiung?

Damit die Steuerfreiheit gewährt wird, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  1. Es muss nachgewiesen werden, dass es sich um eine Dienstreise handelt.
  2. Der amtliche Höchstsatz wird zudem nicht überschritten.
  3. Auch muss der Besitzer selbst für den Betrieb des PKWs aufkommen.
  4. Ein Nachweis, der aufzeigt, wie viele Kilometer für das Unternehmen gefahren wurden, ist notwendig. Hierzu dient zum Beispiel ein Fahrtenbuch oder andere Unterlagen.

Was wird mit dem Kilometergeld alles abgegolten?

Hierbei sind folgende Punkte zu nennen:

  • Abschreibung - Wertverlust
  • Öl und Benzin
  • Reparaturen und Wartungen, die durch den laufenden Betrieb entstanden sind.
  • Dinge, die zur Zusatzausrüstung gehören. Dazu zählen unter anderem Schneeketten, Winterreifen und mehr.
  • Autoradio und Navigationsgerät
  • Gebühren und Steuern
  • Versicherungen aller Art. Auch die Kasko-, Insassen- und Rechtsschutzversicherung sind hier miteingeschlossen.
  • die Mitgliedsbeiträge von Autofahrerclubs
  • Unter anderem sind hier Kredit- und Leasingraten zu nennen.
  • Parkgebühren, sowie Mautgebühren des In- und Auslands

Personen, die als Mitfahrer oder Mitfahrerin unterwegs sind, können die amtlichen Kilometergeldsätze auch ausgezahlt bekommen. Dies übernimmt in dem Fall der Auftraggeber, beziehungsweise die Auftraggeberin. Dasselbe gilt für Menschen, die mit dem Rad oder zu Fuß unterwegs sind.

Manchmal können höhere Aufwendungen nicht mehr verrechnet werden. Dies ist dann der Fall, wenn für den amtlichen Kilometersatz einmal die Entscheidung getroffen wurde.

Jedoch gibt es hierbei eine Ausnahme. Nämlich dann, wenn der Kilometersatz niedriger ist, als die Aufwendungen für die beruflichen Fahrten. Dies muss durch ein Fahrtenbuch belegt werden. Dann können die zusätzlichen Kosten im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung (Lohnsteuerausgleich) geltend gemacht werden. Hierzu muss sich an das Finanzamt gewendet werden.

Wie hoch ist die Summe des Kilometergeldes?

Die folgenden Angaben sind seit dem 01.01.2011 gültig:

  • für PKWS beträgt das Kilometergeld 0,42 Euro
  • für Motorfahrräder und Motorräder liegt es bei 0,24 Euro
  • für Mitfahrer und Mitfahrerinnen werden 0,05 Euro berechnet
  • bei Fahrradfahrern und Fußgängern beträgt das Kilometergeld 0,38 Euro

Hierbei bleiben verschiedene Bedingungen unangetastet. Auch die, möglicher Mehrkosten, beziehungsweise Differenzbeiträge.

Was wurde im Jahr 2015 verändert oder angepasst?

Die Höhe des Kilometergeldes beträgt seitdem:

  • für PKWs und Kombis 0,42 Euro
  • für Motorräder, die über 250ccm Hubraum mit sich tragen 0,24 Euro
  • für Motorräder und Mofas deren Hubraum darunter liegt 0,24 Euro
  • für jeden Mitfahrer werden 0,05 Euro berechnet
  • für Fahrradfahrer und Fußgänger 0,38 Euro. Jedoch nur, wenn die Strecke mehr als 2 km beträgt.

Auszahlungen

Pro gefahrenem oder gelaufenem Kilometer erfolgt eine Auszahlung. Liegt die Kilometeranzahl pro Jahr unter 30.000 km, ist die Auszahlung steuerfrei. Alle Beträge, die darüber liegen, sind aber steuerpflichtig.

Im Jahr 2008 galten 12.000 Euro als Höchstgrenze, während sie 2009 bereits bei 12.600 Euro lag. Die Grenze für den Betrag von 12.600 Euro galt auch 2010.

Berechnung

Das amtliche Kilometergeld für einen PKW liegt bei 0,42 Euro pro Kilometer. Die Gewährung durch den Arbeitgeber beträgt 0,50 Euro je Kilometer. Die Differenz beträgt hierbei 0,08 Euro pro Kilometer. Dieser Betrag ist zu versteuern.

Sollte der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin eine niedrigere Summe erstatten, kann der Differenzbetrag abgesetzt werden. Dies ist im Bereich Werbungskosten über die Steuererklärung möglich.

Anders sieht es bei mit dem Fahrrad zurückgelegten beruflichen Fahrten aus. Hier liegt die oberste Grenze pro zurückgelegtem Kilometer bei 0,38 Euro. Gleichzeitig dürfen 570,00 Euro im Jahr nicht überschritten werden. Das entspricht mit dem Rad gefahrenen 1.500 Kilometern.

Gibt es Ausnahmeregelungen?

Ja, die gibt es. Diese tritt in Kraft, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin an einen anderen Arbeitsort versetzt werden. Hier erfolgt eine Änderung des Weges zur Arbeit und zurück.

Es gibt zwei mögliche Änderungen:

  • Die dauerhafte Versetzung, bei dem ab dem Versetzungstag die neue Wegstrecke gilt.
  • Die Änderung mit zeitlicher Begrenzung. Das Kilometergeld wird bis zum Monatsende gezahlt, in dem die Fahrten erstmals und hauptsächlich stattfinden.

Bei einem Minijob werden die Fahrtkosten nicht erstattet. Innerhalb steuerlicher Gegebenheiten kann der Arbeitgeber ersatzweise die Erstattung für Fahrten übernehmen, die zwischen Wohnung und Arbeitsstelle liegen.

Studenten bekommen eine Pendlerpauschale für den Weg zur Universität. Unabhängig, mit welchen Mitteln sie zur Uni gelangen.

Kilometergeld in Deutschland

Wenn es um die Steuer geht, dann sind nicht nur Privatpersonen verwirrt, sondern auch Unternehmer haben ab und an Schwierigkeiten den Überblick zu behalten. Dabei sind die Hauptthemen meist die Fahrtkosten. Besonders, wenn ein Fuhrpark besteht, dann sind sie ratlos, welche Kosten nun wirklich steuerlich geltend gemacht werden können. Lediglich die Kilometerpauschaule oder doch die tatsächlichen Kosten, die in Verbindung mit der Nutzung des Fahrzeuges anfallen?

Die Fahrzeugnutzung

Zunächst ist wichtig zu definieren, wie das Fahrzeug genutzt wird. Daraus ergibt sich eine Regelung, die bei der steuerlichen Behandlung helfen kann.

Für die Nutzung des Fahrzeuges und die genaue Ermittlung, wie viele Teile nun geschäftlich und welche privat sind, ist die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches unumgänglich. Somit kann der Fahranteil genau berechnet werden. Die Kilometer, die geschäftlich gefahren wurden, werden den privaten gegenübergestellt. Wenn dann mehr als 50 % der Strecken für den geschäftlichen Einsatz bestimmt waren, dann ist das Fahrzeug als notwendiges Betriebsvermögen zu werten.

Werte zwischen 10 und 50 % lassen dem Unternehmer die Entscheidung, ob der das Fahrzeug als gewillkürtes Betriebsvermögen ansetzt oder es sich um einen Privatwagen handelt.

Werte unter 10 % für geschäftliche Fahrten bedeuten automatisch, dass auch das Fahrzeug als Privatfahrzeug behandelt werden muss.

Steuerliche Absetzung

Hierbei können nicht alle Kosten, die mit dem Wagen entstanden sind, abgesetzt werden, aber zumindest all die Kosten, die im Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit im Kontext stehen. Für Privatpersonen kann oftmals nur für den Weg zur Arbeit das Kilometergeld mit 30ct. Je Kilometer angesetzt werden. Wichtig ist hierbei, dass der Arbeitsweg und die Häufigkeit genau definiert werden. Denn erst am dem 21. Kilometer kann das Kilometergeld gewährt werden.

Dabei werden folgende Unterscheidungen für unterschiedliche Fahrzeuge gemacht, die von der Kilometerpauschale abweichen:

  • Betriebsfahrzeug: Am einfachsten ist hierbei die 1 % Regelung. Dabei wird der Listenpreis des Fahrzeuges zugrunde gelegt. Hiervon wird 1 % errechnet, der nicht versteuert werden darf. Somit ist es für Unternehmer leichter die Kosten zu kalkulieren und die Führung eines Fahrtenbuches ist nicht nötig.
  • Privatfahrzeug: Der Kilometersatz kann individuell ermittelt werden, wenn die Kosten des gesamten Jahres die des amtlichen Kilometersatzes übersteigen.

Wichtig ist, dass der Kilometersatz bei Motorrädern und anderen Zweirädern niedriger ausfällt.

Reisekosten

Neben dem Kilometergeld können auch Reisekosten in Rechnung gestellt werden. Diese werden sowohl beim Finanzamt angesetzt, aber auch gegenüber dem Kunden in Rechnung gegeben. So können die Ausgaben und die Einnahmen ausgeglichen werden. Mit einfachen Rechnungsprogrammen, die auch kostenlos erhältlich sind, können solche Rechnungen erstellt werden.

Weiterhin sind geschäftliche Reisen auch oft mit zusätzlichen Kosten verbunden. Diese setzen sich aus Verpflegungskosten, aber auch aus Übernachtungskosten zusammen. Hierbei kann die Reiseabrechnung mit Pauschalbeträgen erstellt werden, die gesetzliche zugesichert sind. Nicht alle Reisekosten können von der Steuer abgesetzt werden, aber die seit 2014 gelten neue Regelungen, die auch kleinen Unternehmern neben dem Kilometergeld auch weitere Möglichkeiten bieten.

Bei Inlandsreisen wird hierbei die Reisedauer unterschieden. Sobald der Tag mehr als 8 Stunden lang ist, können 12€ angesetzt werden. Dabei handelt es sich zumeist um den Anreise- aber auch den Abreisetag. Sollte die Reise länger dauern, dann werden volle Tage mit 24€ für die Verpflegung angesetzt.

Übernachtungen müssen schlüssig belegt werden, dann können auch diese Kosten angegeben werden.

Im Rahmen der Einkommensteuererklärung können Reisekosten, aber auch Kosten für Verpflegung im Ausland ebenso angegeben werden. Wenn hierbei entsprechend höhere Kosten entstanden sind, dann müssen diese in einem separaten Formular angegeben werden. Wichtig ist, dass alle Ausgaben belegt werden müssen. Auch Tickets für Flüge, die innerhalb der Geschäftsreise notwendig geworden sind, können von der Steuer abgesetzt werden. Alle Belege müssen deutlich lesbar sein und vor allem mit dem richtigen Datum ausgewiesen werden.

Kilometerpauschalen für Privatpersonen

Neben der Kilometerpauschale kann es notwendig werden, dass betrieblich eine Weiterbildung besucht werden muss, die nicht im Betriebsort stattfindet. Stellt der Arbeitgeber hierbei kein Transportmittel und die Aufwendungen müssen aus privater Tasche geleistet werden, dann können diese mit den entsprechenden Belegen bei der Lohnsteuer mit angegeben werden.

Im Normalfall sollten Privatpersonen aber darauf achten, dass der Arbeitgeber, der eine Weiterbildung fordert, diese Kosten auch übernimmt. Grundsätzlich wird entweder ein gewisses Budget in bar ausgegeben, dass mit Belegen direkt bei Arbeitgeber abgerechnet wird oder aber die Erstattung der Kosten erfolgt im Nachhinein. Dies kann nur dann angewendet werden, wenn die Weiterbildung ausdrücklich vom Arbeitgeber vorausgesetzt wird.

Freiwillige Veranstaltungen können im Rahmen der beruflichen Weiterentwicklung für Werbungskosten abgerechnet werden, sollten aber den Arbeitgeber nicht weiter tangieren.

Egal ob Privatperson oder Unternehmer. Das Steuerdickicht ist nicht immer leicht zu durchschauen und besonders Fahrtkosten und Kilometergelder haben sich in den letzten Jahren verändert. Dabei ist es wichtig, dass genau darauf geachtet wird, dass alle Angaben der Richtigkeit entsprechen und man selbst weiß, was man angeben darf und was nicht. In diesem Kontext kann mit der steuerlichen Erstattung nichts mehr schiefgehen und die Steuererklärung wird ein bisschen leichter.

Stand: 12/2019