Fahrtenbuch führen in Österreich - Tipps, Vorlagen & Apps

Was ist ein Fahrtenbuch?

Bei einem Fahrtenbuch handelt es sich um ein kleines Buch, in welchem jeder Mitarbeiter vermerkt, wann er wohin mit dem Fahrzeug gefahren ist. Für das Finanzamt dient das Fahrtenbuch als Kontrolle über die Echtheit der angegebenen Fahrten. Bei den Fahrten muss es sich natürlich um Fahrten im Rahmen der Arbeit handeln, private Fahrten dürfen in das Fahrtenbuch nicht eingetragen werden.

Auch bei unschlüssigen Einträgen oder fehlerhaften Kilometerzahlen wird das Finanzamt um Rückfrage bitten. Außerdem dient das Fahrtenbuch auch zur Kontrolle für das Unternehmen, wann welches Fahrzeug im Einsatz war und wer dieses gefahren hat. Eventuelle Unfälle oder Blitzerfotos / Strafzettel können damit einfacher zugeordnet werden, wenn es einen direkten Nachweis gibt.

Wer für die Anfahrt zu einem Kunden von diesem ein Entgelt erhält, muss das Fahrtenbuch als eine Art Quittung aufbewahren. Es gilt dabei als Nachweis, dass der Mitarbeiter vom Standort A zum Kunden am Standort B eine bestimmte Strecke gefahren ist.

Fahrtenbuch-Vorlage

Das Fahrtenbuch an sich kann entweder erworben oder selbst ausgedruckt werden. Wer sich ein Fahrtenbuch kauft, erhält gleich ein kleines Heftchen, in welches er seine Fahrten eintragen kann. Wer allerdings nicht oft fährt, für den reicht der einfache Ausdruck einer Vorlage aus dem Internet.

Was muss im Fahrtenbuch enthalten sein?

Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch akzeptiert, gibt es einige wesentliche Bestandteile, die auf jeden Fall im Buch enthalten sein müssen. Alle Fahrten müssen fortlaufen nummeriert werden. Zu jeder Fahr wird der Standort am Anfang und der Zielort, sowie der Kilometerstand zu Beginn der Fahrt und zum Ende der Fahrt notiert. Darüber hinaus notiert der Mitarbeiter die Anzahl der gefahrenen Kilometer, den Zweck der Fahrt und bei langen Strecken ab 100 Kilometer den Weg, den er gefahren ist.

Ein Fahrtenbuch ist dabei immer nur an ein Fahrzeug gebunden, am Anfang des Buches wird die Fahrzeugnummer eingetragen. Es müssen sowohl, private, als auch dienstliche Fahrten eingetragen werden, allerdings können die privaten Fahrten nicht von der Steuer abgesetzt werden. Sie dienen aber zur Kontrolle über die Anzahl der gefahrenen Kilometer.

Es ist wichtig, alle Einträge wahrheitsgemäß und leserlich ins Fahrtenbuch einzutragen. Kann das Finanzamt bestimmte Einträge nicht lesen, so wird es den Halter in der Regel für Rückfragen kontaktieren.

In Österreich sind die Regeln für ein Fahrtenbuch etwas strenger, als in anderen Ländern. Hier darf es sich nicht um einfache lose Notizen handeln. Das Fahrtenbuch muss mindestens das Format A 6 (105 x 148 mm) besitzen und in gebundener oder geschlossener Form vorliegen. Eine Vorlage kann zum Beispiel beim ÖAMTC erworben werden, oft gibt es das Fahrtenbuch aber auch in Drogerien zu kaufen.

Fahrtenbuch selbst erstellen

Wer sich sein Fahrtenbuch selbst erstellen möchte, kann seine Fahrten mit den entsprechenden Notizen und Vermerken auch in einen einfachen Kalender notieren. Die Fahrten sind sofort einzutragen, da sie sonst in Vergessenheit geraten könnten. Daher sollte das Buch auch immer zusammen mit einem Stift und einem Taschenrechner im Auto sicher aufbewahrt werden. Wer sein Fahrtenbuch verliert, kann leider keine Ersatzleistungen einfordern. Es ist daher sinnvoll, sich ab und zu ein Foto von den letzten Seiten des Fahrtenbuches zu machen. Ein Aufkleber mit einem Hinweis erinnert dabei die Mitarbeiter an die Eintragung der aktuellen Fahrt in das Fahrtenbuch.

Müssen auch Selbstständige ein Fahrtenbuch führen?

Auch selbstständige Menschen sind verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu führen. Der Hintergrund ist derselbe, wie bei Firmenautos. Alle Einträge müssen ebenfalls genauso, wie bei einer größeren Firma eingetragen werden, nur der Name des Fahrers sollte dann immer der selbe sein. Das Fahrtenbuch dient für den privaten Unternehmer als Nachweis für das Finanzamt über die Ausgaben der Fahrtkosten.

Muss das Fahrtenbuch bei der Steuererklärung angegeben werden?

Wer seine Steuerklärung ausfüllt, muss in der Regel nur die Gesamtzahl an gefahrenen Kilometern angeben, die für einen bestimmten Zeitraum angefallen sind. Für gewöhnlich muss das Fahrtenbuch nicht mitgesendet werden. In einigen Fällen kann das Finanzamt allerdings die Vorlage des Fahrtenbuches anfordern, dann muss der Unternehmer dieses dem Steuerprüfer vorzeigen.

Das Fahrtenbuch als Smartphone-App

Wer die Einträge nicht von Hand machen möchte, sondern den aktuellen Stand der Technik nutzen möchte, kann sich auch eine App als Fahrtenbuch herunterladen. Dort kann der Mitarbeiter dann die aktuelle Fahrt Einträgen, die App rechnet automatisch die Anzahl der gefahrenen Kilometer aus und trägt auch automatisch das aktuelle Datum ein. Mit einem gezielten Account können mehrere Personen Zugriff auf ein Konto bzw. ein Fahrtenbuch haben und die jeweiligen Fahrten eintragen. Die Fahrten können das als PDF heruntergeladen und ausgedruckt werden. Sie dienen dann ebenfalls als Nachweis für das Finanzamt bei einer möglichen Prüfung.

Weitere Informationen zur Fahrtenbuch-App finden Sie in diesem Artikel.

Je genauer und sorgfältiger die Einträge im Fahrtenbuch sind, desto schneller kann das Finanzamt diese bearbeiten und desto schneller erhält der Unternehmer seine zu viel gezahlten Steuern zurück.

Fragen und Antworten

Das Fahrtenbuch zu führen, ist gar nicht so schwer. Wir leben in einer modernen Zeit, in der Sie eine Vorlage dafür verwenden können oder sogar eine App!

Machen Sie es sich leicht, wenn es darum geht, alle Strecken aufzuzeigen, die zurückgelegt worden sind. Beachten Sie aber dabei unbedingt, dass alle privaten Strecken nicht dazu zählen und dringend als privat gekennzeichnet werden müssen. So verlieren Sie auch dann nicht den Überblick, wenn viele Leute mit dem gleichen Firmenwagen unterwegs sind. Die Notizen machen es leicht, alle Strecken nachverfolgen zu können und für das Finanzamt sind diese ein Muss.

Wofür wird das Fahrtenbuch benötigt?

Nicht nur Taxiunternehmen oder Speditionen müssen Fahrtenbücher vorlegen können. Auch Firmen, in denen die Mitarbeiter im Außendienst mit einem Fahrzeug unterwegs sind. Das Fahrtenbuch zeigt dem Firmeninhaber und dem Finanzamt auf, warum die Fahrten getätigt wurden und von welchem Mitarbeiter. Die Fahrten selbst können von jedem Unternehmen beim Finanzamt abgesetzt werden. Sie zählen zu den Betriebskosten!

Nun ist es nicht neu, dass Fahrtenbücher auch manipuliert werden können. Daher haben die Steuerprüfer diese auch genau im Auge und prüfen sehr gewissenhaft. Dies zeigt auf, wie wichtig es ist, alle Eintragungen sorgfältig durchzuführen, damit keine Fragen mehr offenbleiben. Fahrten, die dem Finanzamt nicht klar sind, müssen erklärt werden können! Daher muss jedes Fahrtenbuch sauber geführt werden, denn bei Fragen des Finanzamts verliert das Unternehmen wichtige Zeit. Es ist von Anbeginn wichtig, alle Fahrten auf den Kilometer genau einzutragen. Außerdem muss geschaut werden, ob wirklich immer die kürzesten Wege erfolgen oder ob die Fahrten zeitlich nicht gekürzt werden können.

Wie schauen die Vorlagen für das Fahrtenbuch aus?

Es gibt recht viele Vorlagen, die Sie sich einfach zur Hand nehmen können. Achten Sie aber unbedingt darauf, dass folgende Punkte enthalten sind, damit die Angaben auch wirklich abgesetzt werden können:

• Das Datum der Fahrt
• Ausgangsort und Zielort
• Fortlaufende Nummer
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
• Die gefahrenen Kilometer
• Der Zweck der Fahrt
• Bei langen Strecken der Reiseweg

Beachten Sie bitte immer, dass in einem Fahrtenbuch nicht nur die dienstlichen Fahrten notiert werden müssen. Sofern der Wagen für private Strecken genutzt wird, müssen auch diese angegeben und so dargelegt werden. Auf dem Deckblatt der Vorlage sollte immer das Kennzeichen stehen, damit das Fahrtenbuch auch zugewiesen werden kann.

Alle beruflichen Fahrten können von der Steuer abgesetzt werden, sofern das Dokument leserlich ist. Die Angaben müssen stets vollständig sein. Außerdem müssen alle Daten chronologisch aufgeführt werden. Nachträglich kann nichts in das Fahrtenbuch eingetragen werden. Inhalte sollten auch nicht gelöscht werden, damit es keinen Ärger mit dem Finanzamt gibt. Falsch vorgenommene Eintragungen sollten durchgestrichen werden, aber nur so, dass sie noch erkennbar sind.

Eine kostenlose Vorlage zum Download finden Sie hier.

Wie sieht ein Fahrtenbuch für Österreich aus?

Auch in Österreich gibt es Regeln für das gut geführte Fahrtenbuch. Es gibt Vorschriften, an die Sie sich halten sollten. So müssen Sie für die Fahrnachweise ein Buch oder ein Heft in gebundener/ geschlossener Form nutzen. Nutzen Sie mindestens das Format A6. Wenn Sie nur lose Notizen beim Finanzamt einreichen, sind diese ungültig. Auch dann, wenn Sie sich ansonsten viel Mühe gegeben haben sollten und die Einträge keine Lücken vorweisen.

Wenn Sie sich für eine Vorlage interessieren, könnten Sie diese beim ÖAMTC bekommen. Sie können aber auch einfach eine Tabelle für Ihre Fahrtenbuchmappe erstellen. Dies ist in der heutigen Zeit am Rechner sehr einfach. Denken Sie aber bitte immer daran, dass alle Fahrten handschriftlich dargelegt werden müssen. Wer es sich leicht machen möchte, bekommt auch tabellarische Bücher, entweder in Fachgeschäfte oder dem Internet. Im Netz können Sie diese ganz leicht downloaden.

Kommen wir zurück zu den Eintragungen im Fahrtenbuch! Die Fahrten werden mit einem Stift eingetragen, am besten legen Sie sich diesen ins Auto. Am besten direkt zum Fahrtenbuch, damit Sie nie lange nach einem Stift suchen müssen und wirklich jede Fahrt direkt eintragen können. Ein Taschenrechner wäre auch zu empfehlen, um die Kilometer ausrechnen zu können. Auch der Vermerk sollte nie auf später verschoben werden, denn dann wird er vergessen!

Müssen Selbstständige ein Fahrtenbuch vorzeigen können?

Auch Selbstständige sollten sich um das Fahrtenbuch kümmern, um alle dienstlichen Fahrten aufzeigen zu können. Der Name des Fahrers bleibt immer gleich, dies ist ein Vorteil und ein Eintrag weniger. Ansonsten bleiben alle Angaben wie bei dem allgemeinen Firmen-Fahrtenbuch gleich. Selbstständige haben selbst mit dem Fahrtenbuch einen guten Überblick aller Fahrten und können die Kosten natürlich absetzen.

Was gilt bei berufliche Fahrten im Privatwagen?

Selbstständige und Mitarbeiter von Firmen sollten ein Fahrtenbuch führen. So erklärt sich jeder Weg, den man gefahren ist. Das Fahrtenbuch dient dem Lohnsteuerausgleich. Bei einer Vorlage ist es wahrlich nicht schwer, jeden gefahrenen Kilometer und den Zweck zu notieren. Auch wenn das Fahrtenbuch nicht bei der Steuererklärung eingereicht werden muss, kann das Finanzamt Einsicht verlangen, daher ist es wichtig, sich immer an das ordentliche Führen des Fahrtenbuches zu kümmern. Spätestens dann wird eine lückenlose Beweisführung verlangt.

Gibt es eine App fürs Smartphone?

Ganz modern ist eine App als elektronisches Fahrtenbuch. Leichter kann es gar nicht gehen, da heute jeder Mensch ein Handy mit sich führt. Einfach Handy zur Hand nehmen, App öffnen und die Eintragungen vornehmen. Die App kann an modernen Rechnern und auch am Tablet genutzt werden, wenn man dies mit dem Handy nicht machen möchte.

Die App bietet meist eine Erinnerungsfunktion, die für vergessliche Personen ein absoluter Gewinn sind. So kann der Eintrag nicht mehr vergessen werden. Die guten Apps bieten dazu auch einen Routenplaner, die Reisekostenberechnung und die Rücksicherung der Daten. Die Rücksicherung ist sehr wichtig, wie Sie sich wohl denken können. Sollten mehrere Fahrer die App nutzen wollen, gibt es für jeden Mitarbeiter einen eigenen Login. Die Daten können dann auf der Webseite erfasst werden.

Weitere Infos:

• https://www.mobito.at/cms/channels/my.mobil/Fahrtenbuch
• https://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/209/Seite.2090003.html

Regelungen in Deutschland

Mit der Führung eines Fahrtenbuches können alle Strecken belegt werden, die mit einem Fahrzeug zurückgelegt wurden. Dabei hat dieses Fahrtenbuch nicht nur eine Bedeutung für den Fahrzeuginhaber, sondern auch für die steuerliche Berechnung von Fahrtkosten.

Wann muss ein Fahrtenbuch geführt werden?

Jedes Fahrtenbuch ist wichtig für einen Unternehmer, wenn er Fahrzeuge gewerblich, aber auch privat nutzt. Weiterhin werden sie dann wichtig, wenn ein Unternehmer seinen Mitarbeitern einen Dienstwagen zur Verfügung stellt. Fahrten für geschäftliche Angelegenheiten müssen dabei genauso aufgeführt werden, wie private Fahrten, sofern diese für den Mitarbeiter gestattet werden.

Durch den Vergleich der Nutzungsanteile kann sich eine Verschiebung des Gewinns für die Firma ergeben. Während häufige gewerbliche Nutzung den Gewinn mindert, kann eine private Nutzung den Gewinn wieder anheben, da diese nicht als Aufwendungen zu verbuchen sind.

Die Fahrtenbuchmethode ist sehr gut anwendbar für Unternehmer, die das Fahrzeug nur sehr selten privat nutzen. Bei allen anderen Verfahren sollte die jährliche Abschreibung des Fahrzeuges und die pauschale Aufwendung berechnet werden.

Die Verwendung eines Fahrtenbuchs ist aber nicht nur aus steuerlicher Hinsicht von Vorteil. Besonders Unternehmen, die einen großen Fuhrpark besitzen, haben mit einem Fahrtenbuch die Möglichkeit durch die Überprüfung der Bücher die Kosten für die Fahrzeuge besser kalkulieren zu können.

Aktuell sind nicht mehr nur manuelle Fahrtenbücher üblich, sondern auch elektronische Bücher unter der Verwendung von GPS ermöglichen eine bessere Kontrolle und weniger Papierverschleiß.

Anordnung zur Führung eines Fahrtenbuches

Nicht nur Unternehmer können ein Fahrtenbuch führen. Unter Umständen kann ein privater PKW-Halter nach geltendem Gesetz aufgefordert werden alle Fahrten zu dokumentieren. Dies wird dann notwendig, wenn ein Verkehrsverstoß, der auch einen 1 Punkt ergeben hat, nicht direkt einem Fahrer zugeordnet werden kann. So können zukünftige Verstöße dem tatsächlichen Fahrer zur Last gelegt werden.

Wie muss ein Fahrtenbuch geführt werden?

Die klassischen Vorlagen sind in jedem Schreibwarenhandel zu erhalten. Praktischerweise sind hier schon alle Daten in einer Tabelle zusammengefasst, die ermittelt werden müssen. Wichtig ist, dass ein Fahrtenbuch nach jeder Fahrt geführt wird. Selbst kleine Strecken müssen aufgezeichnet werden. Fahrten zur Werkstatt oder auch Abholung von Lieferungen etc. können zusätzlich durch Belege untermauert werden.

Das Fahrtenbuch und der Kilometerstand müssen schlussendlich übereinstimmen und auch die entstandenen Kosten und Aufwendung sollten sich daraus logisch ergeben.

Mit der Verwendung eines elektronischen Fahrtenbuches kann es rechtliche Probleme geben, wenn dieses vorgelegt werden muss. Das Fahrtenbuch wird nur dann anerkannt, wenn die Eintragungen nicht mehr verändert werden können. Viele Programme lassen allerdings Manipulationen noch zu.

Grundsätzlich sind alle Fahrtenbücher gleich aufgebaut und die Daten müssen in der folgenden Reihenfolge eingetragen werden:

• Datum
• Kilometerstand bei Fahrtbeginn
• Kilometerstand bei Fahrtende = Wenn es sich hierbei um eine komplette Tour handelt, dann sollten die einzelnen Stationen aufgeführt werden, die an diesem Tag angefahren wurden. So reicht die Angabe des Kilometerstandes am Ende des Tages
• Reiseziel
• Reisezweck = Diese beiden Punkte müssen bei einer privaten Fahrt nicht aufgeschrieben werden. Hier reicht der Vermerk der Privatfahrt aus

Wichtig ist auch, dass die Fahrtenbücher in unterschiedlichen Berufen nicht immer explizit definiert sein müssen. Ein Taxifahrer, der sich nur in seinem Gebiet bewegt, gibt die Kilometer am Tagesende komplett an. Ein Arzt wiederum kann einen Patientennamen nicht eintragen, sondern dokumentiert den Reisezweck mit Einsatz, etc. Wichtig ist, dass der Datenschutz der einzelnen Personen immer gewahrt werden kann.

Grundsätze

Wird ein Fahrtenbuch geführt, dann muss die Führung nach Grundsätzen der Form erfolgen.

1. zeitnah und fortlaufend: Nach jeder Fahrt muss das Fahrtenbuch geführt werden. Immer bis zum Ende eines Geschäftsjahres. Die Berechnungsmethoden dürfen innerhalb eines Jahres nicht beliebig getauscht werden.
2. Buchform: Lose Zettel oder eingefügte Eintragungen sind nicht gültig. Das Fahrtenbuch muss als Ganzes gebundenes Exemplar vorliegen.
3. Abkürzungen sind zulässig: Sofern die Fahrten immer den gleichen Verwendungszweck haben. Dieser ändert sich schon bei Wechsel des Kunden.
4. Nachträge: Sind nicht zulässig, können aber deutlich gekennzeichnet eingefügt werden, wenn dies notwendig ist.
5. Lesbarkeit: Alle Angaben müssen deutlich geschrieben sein.
6. Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung: Angaben müssen logisch aufeinanderfolgend richtig und vollständig gemacht werden.
7. Aufbewahrung: Ist ein Fahrtenbuch voll, erfolgt der Übertrag in ein neues Buch und das alte muss so aufbewahrt werden, dass es zu jeder Prüfung vorgelegt werden kann.

Ansprüche

Sollte das Fahrtenbuch aus steuerlicher Sicht geführt werden, dann muss dies immer ordnungsgemäß sein. Besonders bei Streitigkeiten mit dem Finanzamt oder einer Betriebsprüfung kann nur ein richtig geführtes Fahrtenbuch bestehen.

Sollte das Buch der Prüfung nicht standhalten können, dann wird eine Methode des Finanzamtes angewendet. Diese können dann zu einer erheblichen Erhöhung des Gewinnes führen. Somit ergeht ein höherer Steuerbescheid. Weiterhin können falsche Eintragungen auch als Privatfahrten betrachtet werden. In diesem Falle ist es wichtig, dass mehr als 10 % mit diesem Wagen nachweislich geschäftlich erfolgt sind, sonst kann der PKW nicht mehr als Betriebsfahrzeug gewertet werden. Folglich darf er auch nicht aus dem Betriebsvermögen abgeschrieben werden.

Alle Eintragungen im Fahrtenbuch müssen demzufolge schlüssig sein und dürfen sich auch nicht mit Belegen überschneiden. Wenn an einem Tag eine geschäftliche Strecke gefahren wurde, das Auto laut Beleg aber in der Werkstatt war, dann stellt dies einen Widerspruch dar.

Stand: 07/2024